कार्यालय और गृह कार्यालय में कार्य संगठन

और सबाइन श्रोर, चिकित्सा पत्रकार संशोधित किया गया

डॉ। एंड्रिया बैनर्ट 2013 से नेटडॉक्टर के साथ हैं। डॉक्टर ऑफ बायोलॉजी और मेडिसिन एडिटर ने शुरू में माइक्रोबायोलॉजी में शोध किया और छोटी चीजों पर टीम के विशेषज्ञ हैं: बैक्टीरिया, वायरस, अणु और जीन। वह बेयरिशर रुंडफंक और विभिन्न विज्ञान पत्रिकाओं के लिए एक फ्रीलांसर के रूप में भी काम करती हैं और काल्पनिक उपन्यास और बच्चों की कहानियां लिखती हैं।

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सबाइन श्रॉर नेटडॉक्टर मेडिकल टीम के लिए एक स्वतंत्र लेखक हैं। उसने कोलोन में व्यवसाय प्रशासन और जनसंपर्क का अध्ययन किया। एक स्वतंत्र संपादक के रूप में, वह 15 से अधिक वर्षों से विभिन्न प्रकार के उद्योगों में घर पर रही हैं। स्वास्थ्य उनके पसंदीदा विषयों में से एक है।

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चाहे गृह कार्यालय में या कार्यालय में साइट पर: दैनिक कार्यालय जीवन को कुशल और यथासंभव तनाव मुक्त बनाने के लिए अच्छा कार्य संगठन आवश्यक है। लेकिन आप अपने कार्यों को ई-मेल, टेलीफोन रिंग, मीटिंग और निजी विकर्षणों की बाढ़ के बीच समझदारी से कैसे व्यवस्थित करते हैं? यहां आपको इस सवाल का जवाब मिलेगा और पता चलेगा कि कौन से टिप्स और टूल्स आपके दिन-प्रतिदिन के ऑफिस के काम को आसान बना देंगे।

कार्य संगठन: कम तनाव, अधिक दक्षता

आप शायद इस स्थिति से परिचित हैं: आप अपने डेस्क पर बैठे हैं और एक महत्वपूर्ण कार्य में खुद को पूरी तरह से लीन कर लिया है। अचानक एक सहकर्मी दरवाजे पर खड़ा होता है और उससे बात करता है। या आपका फोन बजता है - आपका बॉस लाइन में है। या आपका इनबॉक्स एक नए संदेश की रिपोर्ट करता है। आप पहले से ही एकाग्र काम से थक चुके हैं और आपको अपनी प्राथमिकताओं पर पुनर्विचार करना होगा।

गृह कार्यालय में व्याकुलता के कई अन्य स्रोत हैं। बच्चे अपने होमवर्क में मदद मांगते हैं, डिशवॉशर को खाली करना पड़ता है, दोपहर का भोजन अपने आप नहीं पकता है, और, और।

उदाहरण दिखाते हैं: ध्यान भंग और तनाव रोजमर्रा के काम का हिस्सा हैं, खासकर गृह कार्यालय में। एक समझदार कार्य संगठन के साथ, हालांकि, बहुत कुछ किया जा सकता है ताकि तनाव हाथ से न निकले और आप अपना काम शांति और कुशलता से कर सकें।

प्राथमिकताएँ निर्धारित करना

ऑफिस या होम ऑफिस में काम को कैसे अच्छी तरह से संरचित किया जा सकता है? प्राथमिकताएँ निर्धारित करके। आगामी कार्यों को महत्व और तात्कालिकता के अनुसार क्रमबद्ध करें। उदाहरण के लिए ए से डी तक:

एक कार्य महत्वपूर्ण और जरूरी है, अर्थात समय-महत्वपूर्ण
बी कार्य महत्वपूर्ण हैं, लेकिन अत्यावश्यक नहीं
सी कार्य कम महत्वपूर्ण हैं, लेकिन जरूरी हैं
डी कार्य कम महत्वपूर्ण हैं और जरूरी नहीं हैं

अब निर्धारित करें कि आप कौन से कार्य स्वयं करेंगे और यदि आवश्यक हो तो आप किसे सौंपेंगे। फिर अपने कार्यों को कालानुक्रमिक क्रम में रखें और उनके अनुसार कार्य करें।

समय प्रबंधन

समय एक कीमती वस्तु है। आप अपने काम के समय का जितना अधिक कुशलता से उपयोग करेंगे, आपके पास अन्य चीजों के लिए उतनी ही अधिक जगह होगी। इसके अलावा, आप अपने व्यक्तिगत तनाव को कम करते हैं यदि आपको अपने काम पर जाने के लिए जल्दी नहीं करना है, लेकिन एक सुविचारित कार्यक्रम के आधार पर काम करना है। सबसे अच्छी बात यह है कि अपने सामान्य कार्यों पर एक नज़र डालें और ध्यान दें कि आपको किस कार्य के लिए कितना समय चाहिए। यह सिंहावलोकन संरचित दैनिक और साप्ताहिक नियोजन के लिए एक अच्छा आधार है।

दैनिक और साप्ताहिक योजना

अपनी प्राथमिकता सूची और अपने कार्य/समय विश्लेषण के आधार पर दैनिक और साप्ताहिक योजनाएँ बनाना सार्थक है। ये अवलोकन आपके कार्य दिवस को एक स्पष्ट संरचना देते हैं और आपको कुछ भी न भूलने और अपने कार्य समय का कुशलतापूर्वक उपयोग करने की सुरक्षा प्रदान करते हैं:

दैनिक कार्यक्रम में, आप उस दिन का समय निर्धारित करते हैं जब आप कुछ कार्यों को पूरा करना चाहते हैं। शायद आप सुबह के बजाय दोपहर में टेलीफोन करना पसंद करते हैं? या, जैसा कि अनुभव से पता चलता है, क्या आप सुबह के शुरुआती घंटों में सबसे अधिक केंद्रित हैं? हो सके तो अपनी प्लानिंग में इसे ध्यान में रखें।समान कार्यों को कार्य समूहों में बंडल करें और उन्हें विशिष्ट समय स्लॉट असाइन करें। साथ ही अपने ब्रेक को मजबूती से प्लान करें और टाइम बफ़र्स पर ध्यान दें जो आपको अनपेक्षित कार्यों के लिए गुंजाइश देते हैं।
साप्ताहिक कार्यक्रम उन सभी कार्यों का अवलोकन देता है जो सप्ताह के दौरान होने वाले हैं। इसे हर शुक्रवार को पूरे अगले सप्ताह के लिए बनाना सबसे अच्छा है। यहाँ समय बफ़र्स भी शामिल करना सुनिश्चित करें! अंगूठे के नियम के रूप में: उपलब्ध कार्य समय के अधिकतम 80 प्रतिशत की योजना बनाएं। शेष 20 प्रतिशत तदर्थ कार्य के लिए उपलब्ध हैं।

गृह कार्यालय के लिए अतिरिक्त सुझाव

जो लोग नियमित रूप से घर पर काम करते हैं उन्हें कार्य संगठन के मामले में और चुनौतियों का सामना करना पड़ता है। काम और निजी जीवन के स्थानिक अलगाव की कमी के कारण, काम के दौरान खुद को निजी जीवन से सख्ती से अलग करना एक बड़ी बाधा है। यदि यह सफल नहीं होता है, तो पेशेवर और पारिवारिक मांगों के बीच फंसने और ध्यान खोने का एक उच्च जोखिम है। क्योंकि ऑन-साइट कार्यालय की तुलना में घर पर दुबके रहने के अधिक अवसर हैं: बस बीच-बीच में वॉशिंग मशीन चालू करें, बस इसे थोड़ी देर के लिए वैक्यूम करें या अंत में फिर से दादी को बुलाएं - प्रलोभन कई हैं। खासकर जब आप होम ऑफिस में अकेले नहीं होते हैं, बल्कि आपका पार्टनर भी घर पर काम करता है और बच्चे होमस्कूलिंग में होते हैं।

हालांकि, कुछ सुझाव और तरकीबें हैं जो आपको अपने गृह कार्यालय में एक केंद्रित और संरचित तरीके से काम करने में मदद करेंगी।

काम के घंटों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें और उनका पालन करें

निर्धारित करें कि आप किस समय काम करते हैं और कब आप कितने समय के लिए ब्रेक लेते हैं। परिवार के साथ अपने कार्यक्रम पर चर्चा करें और सहमत हों कि काम के घंटों के दौरान आपको परेशान नहीं किया जाएगा। छोटे अनुष्ठान मदद कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, अध्ययन का दरवाजा बंद होने पर "परेशान न करें" संदेश को लागू करने की व्यवस्था करें।

अपने कार्यस्थल को पेशेवर रूप से डिज़ाइन करें

जब आप घर पर काम करते हैं, तो निजी मोड से कार्य मोड में जल्दी से स्विच करने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है। एक अलग, पेशेवर रूप से सुसज्जित वर्कस्टेशन मदद करता है। आपका अपना अध्ययन निश्चित रूप से आदर्श है। लेकिन भले ही किचन टेबल आपका घर का ऑफिस हो, आप काम का माहौल बनाने के लिए कुछ तरकीबों का इस्तेमाल कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, हमेशा एक ही जगह पर बैठें और ऑफिस की कुर्सी का इस्तेमाल करें। ऑफिस के बर्तन जैसे होल पंच और पेन बॉक्स ऑफिस का माहौल बनाते हैं। पीसी के सामने स्वेटपैंट या पजामा में न बैठना भी मददगार है, बल्कि ऐसे कपड़े पहनना जैसे आप ऑफिस जाते हैं।

अनुष्ठान बनाएँ

अपने कार्य दिवस की शुरुआत एक व्यक्तिगत अनुष्ठान से करें और इसे दूसरे के साथ समाप्त करें। इससे आपको भूमिकाएं बदलने में आसानी होगी। आपकी कल्पना की कोई सीमा नहीं है। कोशिश करें कि आपके लिए सबसे अच्छा क्या काम करता है।

दूसरा टेलीफोन नंबर सेट करें

पेशेवर और निजी जीवन को अलग करते समय, पेशेवर कॉल के लिए एक अलग टेलीफोन नंबर भी मदद करता है। इस तरह, निजी कॉल आपको आपके काम से विचलित नहीं करती हैं।

स्वस्थ कार्य-जीवन संतुलन

समझदार कार्य संगठन के अलावा, तनाव से बचने या कम करने के लिए एक बात विशेष रूप से महत्वपूर्ण है: काम और आराम के बीच एक स्वस्थ संबंध, कीवर्ड वर्क-लाइफ बैलेंस। यदि आप इस पर ध्यान देते हैं और अपने काम को गृह कार्यालय और साइट पर कार्यालय में अच्छी तरह से व्यवस्थित करते हैं, तो आप अस्वास्थ्यकर तनाव को छोटा लक्ष्य प्रदान करते हैं।

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